Bagaimana langkah-langkah Implementasi Talent Management?

a. Penanaman Talent Mindset:

Langkah awal ini harus dilakukan oleh setiap organisasi sebelum implementasi Talent Management. Talent mindset ini harus disosialisasikan secara gencar di setiap level organisasi dari atas sampai bawah untuk menyiapkan organisasi. Di perusahaan seperti Astra International mindset dan komitment terhadap talent ini benar-benar dinyatakan dalam visi perusahaan seperti “To be one of the best managed corporations in Asia Pacific with emphasis on sustainable growth by building competence through people development, solid financial structure, customer satisfaction and efficiency” (www.astra.co.id) . Demikian juga dengan Toyota, yang menyatakan komitmen dan concern terhadap talent didalam budaya perusahaan yang sering dikenal dengan Toyota Way dan Toyota Talent.

b. Menyusun Talent Management Strategy:

Langkah berikutnya menyusun Talent Management Strategy untuk menentukan target dan langkah implementasi Talent Management. Yang ditentukan dalam Talent strategy antara lain Key position, core competency dan kebutuhan talent yang dibutuhkan organisasi, dan membandingkan dengan kondisi saat ini. Termasuk didalamnya adalah keputusan untuk melakukan make or buy. Pengalaman saya ketika di Inti Ganda Perdana, Astra Otopart, oganisasi saat itu sekitar th 2003 menetapkan bahwa salah satu key position dan core competency yang harus dikembangkan organisasi adalah Product Design Engineer spesifik pada komponen propeller shaft. Hal itu dilakukan seiring dengan strategi bisnis untuk memenangkan project Toyota Avansa-Innova.

Contoh lain adalah Trans Corp (Trans Tv & Trans7) yang pada tahun 2008 memutuskan untuk melakukan pengembangan In House Production-nya. Dari strategi bisnis tersebut kemudian diturunkan menjadi kebutuhan posisi-posisi kunci antara lain produser, tim kreatif, lightingman & audioman untuk dapat meningkatkan produktifitas produksi program-program yang menarik.

Dengan Talent Management Strategy yang tepat, proses pengelolaan talenta yang dilakukan dapat berpengaruh secara signifikan pada performance organisasi.

c. Melakukan Rekrutmen Talent secara kontinyu:

Salah satu tindak lanjut dari proses Talent Management Strategy adalah proses akuisisi talenta. Hal ini menjadi sangat krusial karena Kondisi yang berkembang satu decade belakangan ini adalah iklim persaingan dari banyak perusahaan untuk memperebutkan talenta yang unggul. Untuk mensikapi kondisi tersebut akhirnya perusahaan melakukan program-program akuisisi talent yang menarik.

 Praktek yang sering dilakukan oleh banyak perusahaan adalah mengemas program akuisisi ini dalam bentuk Management Trainee atau Management Development. Program ini biasanya dikemas dalam bentuk pelatihan sebelum penempatan dan pemberian paket C&B serta peluang future career. Program Management Trainee ini digunakan untuk menjaring talent yang masih first graduate dari universitas.

Saat ini hampir seluruh perusahaan besar seperti Astra International, Citibank, PT. Smart Tbk dan banyak perusahaan lain membuka program Management Trainee untuk menjaring talent. Coca cola maju dengan Graduate Trainee Programnya, sementara Unilever mem-brand program ini dengan Unilever Future Leader Program. Untuk mendukung proses ini masing-masing perusahaan melakukan company branding, melalui berbagai media, iklan, job fair maupun road show langsung ke universitas untuk membangun citra dan image perusahaan.

Sementara itu untuk menjaring Talent yang sudah jadi atau berpengalaman, praktek yang banyak dilakukan adalah menggunakan milist-milist profesi, iklan di media atau menggunakan jasa executive search (head hunter). Strategi ini dilakukan terutama jika terjadi kekosongan talent dari internal atau ada gap kompetensi yang terlalu tinggi.

d. Mengembangkan Talent:

Program pengembangan Talent merupakan salah satu aktifitas inti dalam implementasi Talent Management. Program pengembangan talent dibanyak organisasi, diawali dengan aktifitas Identifikasi Talent Pool untuk posisi-posisi kunci. Talent Pool secara sederhana bisa didefinisikan sebagai list of talent atau kumpulan karyawan unggul/potensial

Proses identifikasi Talent Pool ini dilaksanakan dengan melakukan penilaian/assessment competency terhadap karyawan berdasarkan posisi dan levelnya. Proses assessment ini merupakan gap analysis antara kompetensi karyawan dibandingkan dengan standar kompetensi untuk tiap posisi.

Talent Pool secara umum didapatkan dengan mengkombinasikan penilaian kompetensi dan penilaian performance. Dari kombinasi tersebut bisa kita identifikasi, siapa karyawan yang memiliki kompetensi tinggi dan performance yang tinggi atau sering disebut High Potential (HiPo) dan juga sebaliknya karyawan yang memiliki kompetensi rendah dan performance yang rendah. Karena identifikasi talenta yang unggul ini melibatkan aspek performance, maka ketajaman proses identifikasi juga didukung oleh system performance management yang diterapkan organisasi.

 Di banyak perusahaan seperti di Astra identifikasi Talent Pool ini dikenal dengan istilah Human Asset Value Mapping, dari identifikasi ini dapat diketahui peta kekuatan organisasi. Berapa banyak Star Employee, Future Star, Potential Candidate dan Career Person yang dimiliki organisasi. Pemetaan ini akan menjadi dasar dan penentuan peringkat seorang karyawan dalam proses promosi atau pengambangan karir ke depan. Praktek yang sama juga dilakukan oleh Unilever dan Trans Corp.

Setelah proses assessment dan identifikasi talent pool ini , aktifitas selanjutnya adalah proses Talent Review. Pada tahapan ini, jajaran pimpinan dilibatkan untuk melihat dan mereview hasil identifikasi Talent Pool secara keseluruhan organisasi dan selanjutnya merencanakan program pengembangan berdasarkan strength & weakness dari karyawan. Mekanisme yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan untuk proses pengembangan talent ini adalah program Individual Development Program (IDP). Melalui IDP masing-masing talent mendapatkan sentuhan program pengembangan secara personal.

Dalam melaksanakan pengembangan talent ini banyak organisasi yang secara khusus merancang program pengembangan secara terstruktur untuk mempersiapkan Leadership Pipeline-nya. Astra contohnya membuat program pengembangan leader secara berjenjang dari Astra Basic Management Program, Astra First-line Management Program, Astra Midle Management Program, Astra General Management Program sampai Astra Executive. Sedangkan Unilever meluncurkan dua program: Talent 101 untuk pengembangan manager muda dan GOLD (Goal Oriented Leadership Development) untuk manager senior. Program pengembangan talent secara terstruktur ini juga sering dikombinasikan dengan program lain seperti job assignment, rotasi dan juga mentoring.

e. Program Talent Retention & Engagement:

Aktifitas Talent Management yang harus dilakukan setelah proses identifikasi dan pengembangan talent adalah menjaga agar mereka tidak keluar dari perusahaan. Umumnya program Retention dilakukan dengan menciptakan compensation & benefit serta system performance reward yang memotivasi dan terutama dapat membedakan siapa perform dan yang tidak perform.

Program-program lain juga dapat dilakukan untuk menjaga talenta ini. Tidak semata-mata program yang terkait dengan aspek financial saja, tapi juga dapat diciptakan program-program yang memberikan kesempatan para talenta ini untuk berkembang, seperti fasilitas belajar atau bahkan kesempatan untuk melanjutkan study atau beasiswa untuk kursus atau belajar di luar negeri.

Aspek lain yang juga mendukung proses Talent Retention adalah worklife balance (keseimbangan hidup) dari karyawan. Hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan dengan menciptakan lingkungan dan iklim kerja yang nyaman tapi mendukung produktifitas. Setting ruang kerja dan kelengkapan fasilitas pendukung kerja dan fasilitas refreshing di tempat kerja juga turut berperan dalam proses talent retention. Worklife balance juga dapat dicapai melalui program-program kekaryawan yang melibatkan keluarga karyawan seperti employee gathering, family day, beasiswa pendidikan anak berprestasi dll.

Hal yang tidak bisa dilepaskan dalam proses Talent Retention adalah keterlibatan para manager untuk menjalankan perannya sebagai pemimpin, panutan, mentor yang dapat memberikan mengayomi dan mendorong timnya untuk dapat perform secara optimal.